Expediting – Vogel-Strauß-Taktik ist keine Lösung

Expediting – Vogel-Strauß-Taktik ist keine Lösung

In unserem letzten Artikel zum Thema Expediting haben wir Euch das Thema allgemein vorgestellt und anhand der Klicks und geführten Gespräche festgestellt, dass wir hier offenbar einen Nerv getroffen haben.

Daher möchten wir Euch jetzt noch ein paar weitere Infos liefern.

In unserem ersten Post zum Thema Expediting haben wir festgestellt, dass Probleme in der Abwicklung eines Großprojektes durch Zeitdruck und eine nicht komplett abgeschlossene Entwicklung entstehen. Diese können Verzögerungen und Kostensteigerungen verursachen. Unser empfohlenes Gegenmittel war und ist ein klar definiertes Änderungsmanagement als wichtiger Teil des Expediting.

Änderungsmanagement im Expediting Prozess

Aus meiner Sicht sollten Änderungen klar gemanagt werden und nicht nach der sogenannten „Vogel-Strauß-Taktik“ vorgegangen werden, nach dem Motto “erstmal machen und die Bedingungen klären wir später“. Mit solch einem Vorgehen, was aber leider immer wieder vorkommt, öffnet man Tür und Tor für Ärger, Verspätungen und nachträgliche ungewollte Kostensteigerungen.

Beispielsweise habe ich es einmal erlebt, dass Messinstrumente bestellt wurden und durch Kundenfeedback das Material der Gehäuse kurz nach der Vertragsunterschrift geändert werden sollte. Aus dem Änderungswunsch resultierte ein aus unserer Sicht wesentlich überhöhtes Zusatzangebot des Lieferanten, was mich verständlicherweise überraschte, da das vertraglich geforderte Material noch nicht mal bestellt war. Nach klarer Definition des Änderungswunsches durch das Engineering als Teil des Expeditings, konnte die Verwirrung aufgeklärt werden: es war nicht nur eine Materialänderung besprochen worden, sondern auch strengere Prüfbescheinigungen, nämlich statt eines Werkszeugnis sollte ein Abnahmeprüfzeugnis 3.2 erstellt werden.
Nach klarer Auflistung der Einflüsse durch den Lieferanten und insbesondere Zuordnung des geforderten Neupreises konnten wir jeden Posten einzeln besprechen und die geforderten Mehrkosten auf fast die Hälfte reduzieren, wobei auf ein „Leben und Leben lassen“ geachtet wurde. Hätte man sich auf ein “erstmal machen und die Bedingungen klären wir später“ eingelassen, hätte man sicher eine Verstimmung im Projekt provoziert, wäre mit großer Sicherheit bei höheren Kosten geendet und hätte damit letztlich eine lose-lose-Situation herbeigeführt.

Was also macht ein gutes Änderungsmanagement als Teil des Expeditings aus?

Je nach Branche, Projekt, Unternehmen, Produkte usw. muss das Änderungsmanagement etwas anders vorgenommen werden, die Basis ist jedoch oft die gleiche. Nachdem ein Vertrag mit klarem Scope-of-Supply unterzeichnet wurde und es Änderungen geben soll, ist dies bestenfalls VOR Umsetzung zu bewerten und in einer Vertragsanpassung zu regeln.

Im laufenden Projekt sind aber häufig Ressourcen knapp und es muss schnell gehandelt werden. Trotzdem ist absolut dringend zu empfehlen,

• die Änderungswünsche klar aufzuschreiben und dem Lieferanten zu übermitteln
• den Lieferanten anzuhalten umfassend den Einfluss auf Kosten, Zeit und ggf. weitere Punkte darzulegen
• zu entscheiden, ob die Änderung so umgesetzt werden oder es eine Änderung im Änderungswunsch geben soll, was eine weitere Schleife mit sich bringt
• den finalen Änderungswunsch zu verhandeln und das Delta gegenüber dem Vertrag von beiden Seiten zu unterschreiben
• bei nächster Gelegenheit eine Vertragsanpassung auszuarbeiten, in der ggf. mehrere Änderungswünsche eingearbeitet werden können

Was mache ich eigentlich mit schwierigen Lieferanten oder solchen, die es vielleicht absichtlich sind?

Es gibt manche Lieferanten, die sich mit dem Thema Änderungsmangement oder überhaupt mit der Planung schwertun. Wie bekomme ich diese im Sinne des Expeditings mit an Bord?

Hier hat sich ein enges Management der Lieferanten bewährt, welches zunächst mal dem Lieferanten gewisse Standards aufgibt. Anstatt sich also darauf zu verlassen, dass der Lieferant aus sich heraus informiert und über den Projektstand berichtet, gibt der Auftraggeber klar vor, was er erwartet.

So sind z.B. regelmäßige Meetings wichtig, aber auch ein dokumentiertes Reporting über den Projektstand.

Damit können z.B. folgende Berichte konkret vom Lieferanten gefordert werden:

• Monatliche Übersicht über das Projekt mit klarer Ampel für Zeit und Kosten, wo das Projekt steht
• Projektfortschrittsplan auch mit einem Ist-/Soll-Vergleich
• Übersicht über die zu tätigenden und schon erledigten Arbeiten
• Liste aller zu erstellenden und schon erstellten Dokumente und Zeichnungen
• Beschaffungsstatus aller notwendigen Teile, welches eine Kopie der Bestellungen bei den Sub-lieferanten beinhalten kann (ohne Preise)
• Qualitätsreport mit entsprechenden Abweichungen, Audits etc.

Wird die Ausfertigung und Besprechung eines solchen detaillierten Berichtswesens standardisiert und in dieser Form dem Lieferanten zu Verfügung gestellt, können auch Lieferanten diese Tools wiederum für Ihre Lieferanten weiternutzen. So entsteht ein durch alle Stufen gut gemanagtes Projekt, welches kosten- und zeitoptimiert abgeliefert werden kann.

Ihr habt keine Zeit für so ein Vorgehen? Sprecht doch mit einem Dienstleister, der das Expediting mit deutlichem Mehrwert für Euch übernehmen kann!