Mit der SWOT-Analyse zur Einkaufsstrategie: Wie du Herausforderungen im Einkauf mit System meisterst

Die Jahresendrallye hat längst begonnen, Geschenke für Weihnachten müssen noch besorgt werden, und dann muss auch schon wieder die Warengruppenstrategie überprüft und angepasst werden. Man kommt sich wie in einer SWAT-Einheit vor, die mit vielen Herausforderungen unter Termindruck gleichzeitig fertig werden muss. Ein Problem jagt das nächste – und plötzlich stellt sich die Frage: Wie behält man im Einkauf den Überblick, wenn alles gleichzeitig passieren muss? Die Lösung könnte eine einfache sein: die SWOT-Analyse im Einkauf.

1. Das Problem: Einkauf unter Druck – Der strategische Fokus fehlt

In meiner Arbeit als Einkaufsberater habe ich immer wieder festgestellt, dass viele mittelständische Unternehmen, speziell auch im Bereich Chemie, ihre Einkaufsstrategien nicht richtig anpassen. So auch bei einem Chemieunternehmen, bei dem der Einkauf gut organisiert war, jedoch der strategische Fokus fehlte. Das Unternehmen war mit den täglichen Bestellprozessen und der Pflege von Lieferantenbeziehungen ausgelastet, ohne eine langfristige Warengruppenstrategieoder ein funktionierendes Risikomanagement zu haben.

Die Schwäche lag darin, dass der Einkauf eher reaktiv agierte und nicht proaktiv nach neuen Lieferanten oder innovativen Beschaffungsstrategien suchte. Neue Potenziale, wie etwa kostengünstigere oder flexiblere Liefermodelle, blieben ungenutzt. Hier war eine SWOT-Analyse der Einkaufsabteilung genau das, was notwendig war, um langfristige Vorteile zu sichern.

Warum ist eine SWOT-Analyse im Einkauf wichtig?

Eine SWOT-Analyse im Einkauf ermöglicht es, systematisch die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der Einkaufsabteilung zu erkennen. Ohne diese Perspektive wird es schwierig, strategische Entscheidungen zu treffen, die den Einkauf nachhaltig verbessern und langfristige Ziele wie eine optimierte Warengruppenstrategie oder ein effizientesCategory Management unterstützen.

Der Schlüssel zum Erfolg: Katalogsysteme und strategische Partnerschaften

Ein effektives Werkzeug im indirekten Einkauf ist das Katalogsystem. Ein gut durchdachter Katalog stellt sicher, dass nur qualifizierte Lieferanten zur Auswahl stehen und alle Bestellungen über den Einkauf abgewickelt werden. Dies sorgt für Transparenz und vereinfacht nicht nur den Beschaffungsprozess, sondern auch die Auswertung von Einkaufsdaten. Das Katalogsystem kann nach einer ersten Nutzungszeit auch für weitere Auswertungen herangezogen werden, um auch hier Erkenntnisse über das Beschaffungsvolumen und die Details zu erlangen. Eine erste Auswertung mit validen Daten sollte nach ca. sechs Monaten der Nutzung möglich sein.

Mit einer klaren Übersicht aus Umsatzanalyse und Katalogsystem kann der Einkauf nun in die Verhandlungen mit Lieferanten gehen. Sind kleinteilige Einkäufe erst einmal wegorganisiert und wurde eine Übersicht geschaffen, bleibt Zeit sich mit strategischen bzw. hochvolumigen Themen, wie z.B. z.B. Bauprojekten, Maschinen, Investitionen aber auch strategischen Beratungsleistungen und anderen zu widmen. Ziel sollte es sein, transparente Marktanalysen durchzuführen und im Ergebnis langfristige Rahmenverträge zu etablieren, die nicht nur bessere Konditionen sichern, sondern auch die gesamte Beschaffung optimieren. Ein strategischer Ansatz führt zu planbaren Kosten und vereinfacht den gesamten Prozess.

2. Die Lösung: Den strategischen Blick durch die SWOT-Analyse schärfen

Im konkreten Fall haben wir die SWOT-Analyse angewendet, um die Einkaufsabteilung des Chemieunternehmens neu auszurichten. So haben wir die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken klar identifiziert und daraus gezielt Maßnahmen abgeleitet:

• Stärken: Die Einkaufsabteilung profitierte von stabilen Lieferantenbeziehungen, die zu günstigen Preisen und einer hohen Liefertreue führten. Doch die Stärken waren zu einseitig ausgerichtet. Die Herausforderung war, neue potenzielle Lieferanten zu finden und die Einkaufsstrategie flexibler zu gestalten.
• Schwächen: Der Einkauf war zu stark mit den täglichen Bestellprozessen beschäftigt und hatte keine klare Strategie für die Diversifikation der Lieferanten oder das Risikomanagement. Die Abhängigkeit von wenigen Lieferanten machte das Unternehmen anfällig für Preisschwankungen und Lieferengpässe.
• Chancen: Die Chancen lagen in der Entwicklung neuer Lieferantenbeziehungen und der Implementierung alternativer Beschaffungsstrategien, wie etwa der Direktbeschaffung von Rohstoffen. Durch die Digitalisierung des Einkaufsprozesses konnten zudem Effizienzsteigerungen erzielt werden.
• Risiken: Ein großes Risiko war die hohe Abhängigkeit von wenigen Lieferanten, was bei Lieferausfällen oder plötzlichen Preiserhöhungen zu Problemen führen könnte. Auch die sich schnell verändernden Marktbedingungen erforderten ein besseres Risikomanagement und eine flexible Warengruppenstrategie.

Durch diese gezielte SWOT-Analyse konnte das Unternehmen nicht nur seine Schwächen ausgleichen, sondern auch Chancen identifizieren und gezielt in neue Lieferantenbeziehungen investieren.

3. Mit regelmäßigen SWOT-Analysen den Überblick behalten

Mit einer regelmäßigen SWOT-Analyse identifiziert ihr schnell Handlungsfelder und bleibt auch in stressigen Momenten der Kapitän am Steuerrad. Besonders die proaktive Schwächenanalyse ist ein sehr wichtiger Punkt innerhalb der SWOT. Hiermit kannst du an Lösungen arbeiten, bevor es zu „Flächenbränden“ kommt. Auch regelmäßige Gedanken zurRisikoanalyse helfen dabei, einen hohen Puls zu vermeiden.

Wie oft macht ihr eine SWOT-Analyse?