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Vertragsmanagement im Einkauf: das klingt erstmal bürokratisch. Was ist das, wozu brauchst Du das und wie kannst Du damit strategisch planen?
Ich war selbst skeptisch und habe die Arbeit mit einem im Projekt vorgefundenen Vertragsmanagementsystem aus Zeitgründen zunächst abgelehnt. Man muss sich einarbeiten und benötigt dann ca. 30 Minuten, um einen Vertrag anzulegen und alle Felder zu pflegen. Den Aufwand wollte ich vermeiden.
Je näher aber anstehende Verhandlungen rückten, umso mehr erkannte ich, was im Einkauf fehlte. Wir brauchen erstens alle Einkaufsverträge greifbar und zweitens eine Übersicht und Transparenz über alle Einkaufs-Verträge im Unternehmen. Mehr dazu unter 1.). Ich fing also an, mit dem vorgefundenen Tool zu arbeiten und lernte es dabei mehr und mehr zu schätzen.
Wo liegt das Problem, das Du mit dem Tool lösen kannst?
Starten wir mit grundsätzlichen Fragen zu Deinem Einkauf und Deinem Unternehmen:
Wir haben jetzt Mitte September. Also genau die richtige Zeit, um die Verhandlungen der „klassischen Jahresverträge“ mit Laufzeit vom 1.1. bis 31.12. für 2027 zu planen und zu starten. Das gilt jedes Jahr um diese Zeit, ist aber „in der aktuellen geopolitischen Situation“ besonders wichtig: ich erwarte jede Menge Preiserhöhungsankündigungen mit massiven Preiserhöhungen aufgrund der gestiegenen Energie- und Transportkosten. Willst Du darauf warten und dann reagieren oder als strategischer Einkauf selbst aktiv handeln und zu Gesprächen einladen?
Ich beschreibe die Einträge am Beispiel von Matrix42.
Der Einkauf und die Fachabteilungen können alle Verträge abrufen und sich Übersichten erstellen lassen. Die Dokumente hochladen und die Einträge pflegen macht am besten der Einkauf. Wozu allerdings ausreichend zeitliche Kapazität vorhanden sein muss.
Liebe Geschäftsführer, bitte nicht erwarten, dass ein „minimalistisch besetzter Einkauf“ ein Vertragsmanagement mit allen Details betreibt und pflegt.
Ja, Du hast richtig gelesen, die Erinnerungen werden an Verteiler und an Einzelpersonen geschickt: Einzelpersonen können längere Zeit nicht verfügbar sein oder die Firma verlassen haben.
Das Ziel ist Transparenz der Einkaufsverträge im Einkauf und in den Fachabteilungen zu haben, um strategisch planen und handeln zu können.
Und denke an ein Audit: Der Auditor stößt auf ein Zukaufteil mit irgendwelchen Problemen und möchte die Einkaufsverträge dazu sehen. Der zuständige Einkäufer hat aber gerade die Firma verlassen, ist auf Dienstreise oder krank. Überhaupt kein Problem, Vertrag und Status sind trotzdem immer zuverlässig greifbar.
Noch ein Punkt, vielleicht kennst Du das: Verträge werden im Original in den Fachabteilungen abgelegt. Hoffentlich. Der Einkauf hat irgendwann eine Kopie bekommen und abgeheftet. Wenn man den Vertrag braucht, geht die Sucherei los:
Wenn ein Vertrag gekündigt werden soll, müssen Laufzeit und Kündigungszeit eindeutig sein. Das ist doch selbstverständlich? Ja, aber die Praxis sieht oft ganz anders aus.
Du willst ein Vertragsmanagement-Tool einführen oder mehr und besser nutzen? Dann habe ich diese Tipps für Dich:
Meistens gibt es mehr oder weniger gut gepflegte Excel-Übersichten der Verträge: In den Fachabteilungen, z.B. als Grundlage für jährliche Budgetplanungen. Vielleicht auch im Controlling. Die Übersichten also anfordern. Im zweiten Schritt dann die Verträge dazu, wenn diese nicht im Einkauf vorliegen.
Ich arbeite außerdem viel mit Rechnungen: Speziell bei IT-Lizenzen und IT-Wartungsverträgen gibt es oft keinen expliziten Vertrag. Stattdessen gibt es ein Angebot, eine SAP-Bestellung mit Bezug auf das Angebot und dann eine Jahresrechnung dazu. Auf der Jahresrechnung stehen alle benötigten Daten: z.B. Anzahl der Lizenzen und die Laufzeit bzw. wann sich der Vertrag automatisch verlängert, wenn nicht bis zu einem bestimmten Termin gekündigt wird.
Solche Rechnungen betrachte ich auch als geltende Verträge, die in das Vertragsmanagement-Tool gehören.
Ich empfehle 2 Durchgänge zur Vertragspflege, um schnell und pragmatisch vorwärtszukommen:
Einen neuen Vertrag erstmal erfassen, damit er im Vertragsmanagement-Tool existiert und erkennbar ist, dass daran gearbeitet wird. Das geht schnell. In das Feld „Beschreibung“ kommt die Notiz, dass die Datenpflege noch in Arbeit ist.
Jetzt ist der Vertrag im Vertragsmanagement-Tool auffindbar und der richtige Ansprechpartner im Einkauf ist bekannt. Die Übersicht wächst schnell mit jedem neu erfassten Vertrag.
Die Nutzung eines Vertragsmanagement-Tools macht Sinn. Für den ca. 30-minütigen Aufwand für die vollständige Anlage eines Vertrages bekommt der Einkauf und weiter die ganze Firma Transparenz über alle bestehenden Einkaufs-Vertragsverhältnisse.
Die Fachabteilungen und der Einkauf können sich rechtzeitig und zielgerichtet auf Preis- und Konditionenvereinbarungen vorbereiten. Kündigungstermine und „automatische Verlängerungen“ können nicht mehr übersehen werden. Das spart viel Geld.
„Unentdeckte“ oder zu spät entdeckte vertragslose Zeiten ohne gültigen Liefervertrag werden sicher vermieden. Das ist echtes Risikomanagement.
Panzer Consulting GmbH
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